Oleh D.R. Tirtasujana
Sebagian dari Anda yang membaca tulisan ini mungkin sudah pernah bergelut dengan Business Process Mapping (BPM) serta RACI, baik dari sisi pemahaman, penyusunan, ataupun penerapannya. Namun bisa jadi, ada sebagian dari Anda yang bahkan pernah bersentuhan dengan kedua hal tersebut.
Jadi, jika Anda termasuk yang sudah memahami apa itu BPM dan apa itu RACI, Anda bisa langsung lompat ke pembahasan mengenai bagaimana menghubungkan BPM dengan RACI, dan abaikan saja pembahasan di bawah ini. Namun jika belum, Anda boleh lanjutkan simak penjelasan sederhana di bawah ini.
BPM atau Pemetaan Proses Bisnis
Bayangkan sebuah organisasi, misalnya perusahaan yang memproduksi barang untuk pelanggan atau konsumen. Ada orang-orang yang bekerja di dalamnya, dari level manajemen sampai level operator. Masing-masing mungkin saja mengerjakan hal yang berbeda-beda, tetapi pada ujungnya memiliki satu tujuan juga. Secara umum, tujuannya adalah untuk memenuhi kebutuhan/keinginan pelanggan yang membeli produk perusahaan tersebut.
Untuk menghasilkan produk bagi pelanggan, ada banyak proses yang butuh dikerjakan dalam perusahaan tersebut. Produk sampai di tangan pelanggan melalui proses pengiriman. Sebelumnya, bagian pengiriman mengambil barang dari gudang, tempat proses penyimpanan barang dilakukan. Barang yang disimpan tersebut adalah hasil proses produksi. Untuk melakukan produksi dibutuhkan bahan baku yang tersedia dari proses pembelian. Dan seterusnya.
Selain itu, pelanggan juga menginginkan produk dengan kualitas yang baik. Maka, dibutuhkan proses pemeriksaan mutu. Fasilitas dan mesin yang digunakan untuk berproduksi juga membutuhkan proses pemeliharaan. Orang-orang yang menjalankan mesin produksi juga perlu diatur dalam proses pengelolaan SDM. Dan masih banyak proses-proses lainnya yang belum disebutkan.
Seperti disinggung di atas, proses-proses ini saling terkait satu sama lain. Interaksi antar proses tersebut bisa berurutan, bisa bolak-balik, atau bisa juga lebih kompleks dari itu.
Setiap proses ada “owner”nya atau pemilik proses yang bertanggung jawab dalam proses tersebut. Setiap proses juga ada input dan outputnya, serta proses pendahulunya (dari mana input berasal) dan proses setelahnya (kepada siapa output diberikan).
Untuk memudahkan melihat dan memahami proses-proses beserta interaksinya tersebut, perlu dibuat suatu gambaran utuh yang mencakup keseluruhan perusahaan. Gambar ini bisa diibaratkan seperti peta sebuah daerah atau denah sebuah rumah. Pada denah bisa dilihat dan dipahami ruangan-ruangan apa saja yang ada di dalam rumah, hubungan antar ruangan terlihat jelas, serta bisa ditelusuri lewat jalur mana keluar/masuknya. Begitu juga pada peta, semua tempat bisa terlihat berikut jalur yang menghubungkannya.
Gambar inilah yang pada perusahaan disebut dengan Peta Bisnis Proses.
Jadi, Peta Proses Bisnis ini menggambarkan proses-proses di dalam perusahaan beserta interaksinya. Dalam standar Sistem Manajemen seperti misalnya ISO 9001 (Sistem Manajemen Mutu), ini adalah bentuk penerapan dari konsep “Process Approach” (Pendekatan Proses) di mana proses-proses yang diperlukan untuk menjalankan bisnis demi memenuhi harapan pelanggan digambarkan interaksinya sebagai sebuah sistem yang utuh.
Untuk melakukan Pemetaan Bisnis Proses / Business Process Mapping (BPM), setidaknya Anda perlu lakukan hal-hal berikut ini:
- Identifikasi semua proses yang ada dalam perusahaan
- Tetapkan ruang lingkup proses (‘mulai’ dan ‘akhir’)
- Tentukan masukan dan dari proses mana masukan tersebut berasal
- Tentukan keluaran dan ke proses mana keluaran tersebut diberikan
- Tentukan pemilik atau penanggung jawab proses tersebut
Setelah itu, proses bisa digambarkan sebagai sebuah kotak dalam diagram. Sementara itu, interaksinya bisa digambarkan dalam bentuk garis dengan arah panah dari proses satu ke proses lainnya sesuai dengan hasil identifikasi di atas.
Contoh BPM adalah sebagai berikut:
Gambar 1. Contoh BPM
Pada contoh di Gambar 1 tersebut, BPM dibagi menjadi beberapa bagian, yaitu: Core Process (Proses Inti), Supporting Process (Proses Pendukung), serta Improvement Process (Proses Peningkatan/Perbaikan). BPM tersebut diawali dari pelanggan dan pada ujungnya kembali lagi ke pelanggan.
RACI
RACI adalah sebuah “Visual tool” yang memudahkan untuk memahami peran dan tanggung jawab dalam sebuah tugas. Sering juga disebut “RACI Matrix” karena biasa ditampilkan dalam bentuk tabel yang merupakan matriks antara tugas dan orang-orang yang terlibat dalam tugas tersebut.
Nama RACI sendiri adalah merupakan sebuah akronim yang dibentuk dari inisial kata-kata yang menyusunnya, yaitu:
– Responsible
– Accountable
– Consulted
– Informed
Apa maknanya? Dan bagaimana keempat kata tersebut bisa menghubungkan suatu tugas dengan orang-orang yang terlibat? Silakan simak penjelasan berikut:
- Responsible
Ini adalah orang-orang yang bertanggung jawab untuk mengerjakan (atau pelaksana) suatu tugas. Untuk setiap tugas, harus ada minimal satu orang yang “Responsible” (meskipun bisa saja ada orang lain yang ditugaskan untuk membantu)
- Accountable
Ini adalah penanggung jawab suatu tugas (memastikan tugas dilaksanakan sesuai tujuan/rencana) tetapi belum tentu mengerjakan atau menjadi pelaksana. Jika pelaksana (“Responsible”) tidak mengerjakan pekerjaan dengan baik, maka dia juga yang dimintai pertanggungjawaban. Dalam suatu tugas harus ada satu orang yang “Accountable”, dan hanya boleh ada SATU saja yang “Accountable”
- Consulted
Ini adalah orang yang tidak ikut melaksanakan, tidak bertanggung jawab terhadap pelaksanaan dan hasil pekerjaan, tetapi dibutuhkan dalam memberi saran, input, opini terkait suatu tugas. Komunikasi dengan orang ini adalah komunikasi dua arah.
- Informed
Ini adalah orang yang diberi informasi / laporan terkait perkembangan (progress) dari suatu tugas, atau terkadang hanya diinformasikan hasil akhirnya saja. Komunikasi dengan orang ini cukup satu arah saja.
Sekarang, Anda bisa lihat ilustrasi berikut ini untuk lebih memudahkan memahami apa itu RACI.
Gambar 2. Contoh RACI Mantrix
Kita ambil contoh pada Gambar 2, misalnya Tugas 1 adalah mengoperasikan mesin proses produksi, maka pelaksananya adalah operator mesin. Supervisor A (Supervisor Proses Produksi) bertanggung jawab terhadap apa yang dilakukan oleh si Operator. Supervisor B (Supervisor Quality Control) hanya diminta inputnya saja terhadap hasil proses produksinya, tetapi tidak bertanggung jawab terhadap penggunaan mesin. Manajer mendapatkan laporan secara berkala mengenai penggunaan mesin dan hasil produksi.
Lalu apa hubungannya BPM dengan RACI? Bagaimana menyatukannya?
Sebenarnya, kalau Anda amati lagi pembahasan di atas, secara konsep cukup mudah memasukkan RACI ke dalam BPM. Meskipun demikian, pada prakteknya tentu saja tidak sesederhana itu.
Sekarang coba Anda bayangkan lagi sebuah perusahaan, dengan banyak proses di dalamnya (yang tadi sudah dipetakan) untuk menghasilkan produk yang memenuhi harapan pelanggan. Proses-proses ini, dalam dunia nyata adalah berupa urutan pekerjaan yang dilakukan oleh orang-orang dalam perusahaan. Nah, yang namanya pekerjaan, jika tidak diatur dengan baik, pasti ada potensi tidak terkendali, setuju?
Salah satu hal penting yang harus diatur dalam sebuah proses (yang berisi urutan pekerjaan/aktivitas tadi) adalah orang yang terlibat di dalamnya. Pada BPM secara umum sudah diidentifikasi “process owner” nya. Tetapi, dalam sebuah proses, yang terlibat bukan hanya pemilik proses.
Dengan mengambil konsep RACI, Anda bisa mendefinisikan peran dan tanggung jawab dari orang-orang yang terlibat dalam setiap proses dalam BPM yang sudah dibuat. Dari proses-proses yang sudah diidentifikasi, Anda bisa membuat tabel RACI nya. Tempatkan proses-proses tersebut sebagai tugas-tugas yang harus diselesaikan, lalu tuliskan posisi-posisi dari divisi/departemen yang terlibat.
Sebagai contoh, dalam BPM terdapat proses “Penanganan Order”. Yang “Responsible” pada proses ini adalah sales/marketing staff. Kemudian tentu saja “Marketing Manager” nya menjadi “Accountable”.
Selanjutnya, untuk membantu pihak marketing dalam mengambil keputusan untuk menerima order tersebut, perlu berdiskusi dengan pihak yang memahami kapasitas produksi yang sedang berjalan serta ketersediaan bahan baku maupun produk jadi. Untuk itu, Pihak PPIC (Production Planning & Inventory Control) bisa menjadi “Consulted”. Pihak lain yang juga akan terlibat dalam order, misal pihak produksi, gudang, dll, bisa dilibatkan sebagai “Informed”.
Demikian sekilas pembahasan mengenai penggunaan RACI dalam BPM. Sebagai penutup, ada juga konsep-konsep lain yang mirip, atau mungkin merupakan turunan dari RACI. Misalnya, salah satunya adalah RASCI, di mana “S” nya diambil dari kata “Support”. Nah, silakan dibayangkan bagaimana bentuknya. Saya tinggalkan Anda dengan pikiran Anda sendiri tentang S dalam RASCI tersebut, termasuk bagaimana penerapannya di tempat yang relevan dengan Anda saat ini.
Semoga bermanfaat.