BARU! Informasi Seputar Program Training Strategic and Improvement Management!

Artikel

Inilah 5 Alasan Paling Krusial Mengapa Mengelola Dokumen Sangat Penting

Bagaimana cara Anda menangani dokumen yang masuk? Apakah Anda akan meletakannya berdasarkan urutan tanggal? Atau alfabet pengirim?

Tunggu! Bagaimana Anda tahu dokumen mana yang lebih penting? Tidak! Tidak semua dokumen yang tidak penting tidak akan dicari. Bayangkan jika tiba-tiba atasan Anda meminta Anda menyiapkan dokumen yang sifatnya kurang penting dan sudah lama sekali Anda terima? Bagaimana cara Anda menghemat waktu untuk menemukan dokumen tersebut?

Di sinilah peran manajemen dokumen menjadi penting. Sebagai sebuah solusi, berikut 5 alasan paling krusial mengapa manajemen dokumen menjadi sangat penting untuk diterapkan dalam sebuah perusahaan:

1. Memudahkan Komunikasi dan Kolaborasi dari Setiap Elemen Perusahaan

Dengan manajemen dokumen yang baik akan sangat memudahkan untuk setiap tim dan divisi saling berkomunikasi dan berkolaborasi. Tidak hanya yang sifatnya satu kantor, bahkan dengan jarak ratusan kilometer hal ini menjadi lebih mudah.

Sebab alur penyimpanan dokumen menjadi terintegrasi dengan baik dan tahu harus kemana mencari dokumen yang diinginkan. Apalagi dengan adanya internet saat ini, lebih mudah berbagi dan menyimpan file yang sama.

2. Melakukan Document Control dengan Andal

Untuk organisasi atau perusahaan besar, mengelola dokumen bukanlah perkara mudah. Banyaknya dokumen yang masuk sejalan lurus dengan banyaknya divisi yang menjadi tujuan.

Namun kesalahan-kesalahan yang mungkin terjadi ini sebenarnya masih bisa diminimalisir dengan kemampuan document control yang andal.

Melalui kemampuan ini Anda dapat mengetahui bagaimana cara menyalurkan dokumen dan mengontrolnya agar tetap dalam pengawasan sehingga mudah dicari dan terarsip dengan baik.

3. Hemat Waktu

Bagi pengusaha, waktu adalah uang Bagi pekerja, waktu adalah harta. Semakin cepat menyelesaikan pekerjaan, semakin banyak waktu yang bisa kita pergunakan untuk mengerjakan hal lain. Entah meningkatkan efektivitas kerja atau mencari peluang bisnis lain. Namun di era yang serba cepat ini, menghemat waktu akan memberikan keuntungan bagi Anda.

Nah bagaimana Anda bisa lebih produktif dan menghemat waktu jika seluruh waktu Anda dihabiskan untuk mencari satu dokumen?

4. Mudah Mengakses Kapan Saja

Seperti yang sudah disebutkan di awal, mengelola dokumen dengan baik sama dengan mengarsipkannya dengan pasti. Tahu di mana mengambil dan meletakannya kembali.

Hal ini memberikan kemudahan akses bagi siapapun atau orang tertentu yang diberikan kepercayaan untuk mengakses dokumen tersebut.

Bayangkan jika Anda sebagai karyawan yang tahu alur dokumen dan tiba-tiba tidak masuk kerja, sehingga ada karyawan lain yang dipercaya untuk mengambil dokumen tersebut? Bagaimana cara Anda menjelaskan letak dokumen jika penyimpanan dan kontrol Anda terhadap dokumen lemah?

5. Membuat Anda Tetap Up To Date

Sebagai karyawan yang mengetahui alur dokumen, akan lebih baik jika Anda tetap up to date mengenai dokumen yang masuk setiap harinya. Ini akan menjadi nilai plus jika atasan Anda bertanya mengenai dokumen penting yang akan atau telah masuk ke perusahaan. Terlebih seorang atasan tentu memiliki waktu yang sangat terbatas untuk mengurus semuanya, sehingga memiliki karyawan yang bisa diandalkan sangatlah diinginkan.

Karena Anda memiliki kemampuan itu, Anda akan dengan mudah menjawab pertanyaan seputar dokumen yang masuk atau keluar. Karena data base Anda jelas. Hal ini akan sangat memudahkan pekerjaan Anda.

Masih ragu untuk menerapkan pengelolaan dokumen dalam perusahaan? Rasanya tidak ada hal yang lebih baik selain membuat dokumen terorganisir sehingga mudah dicari kapan saja. Jika Anda menginginkan skill lebih, Anda bisa mengikuti public training document control bersama kami.

Berlangganan newsletter dan dapatkan update serta penawaran terbaru.