Mengapa sebuah perusahaan atau organisasi perlu memiliki document management system atau sistem document control yang tepat?
Karena dokumen akan selalu bertambah setiap harinya. Dokumen yang masuk, dokumen yang diperbarui, rekaman yang wajib diisi setiap harinya, semua itu akan menumpuk, membingungkan, dan sulit untuk ditelusuri maupun didistribusikan.
Apakah hanya itu masalahnya? Tidak, banyak potensi masalah lainnya. Berikut ini beberapa contoh masalah yang mungkin muncul jika Anda tidak memiliki sistem document control yang tepat.
Salah Menggunakan Acuan Kerja
Masalah pertama yang timbul dari sistem document control yang tidak tepat adalah adanya potensi menggunakan acuan kerja yang salah.
Misalnya perusahaan Anda memperbarui SOP karena adanya tindakan yang perlu diperbarui. Dengan adanya sistem document control yang tepat, pendistribusian SOP yang baru ini akan lebih terarah dan menyeluruh ke setiap elemen di perusahaan. Bayangkan apa yang akan terjadi jika salah satu divisi saja masih menggunakan SOP lama karena pendistribusian yang tidak menyeluruh? Tentunya akan berefek besar pada kegiatan di perusahaan.
Bukti Hasil Kerja Sulit Ditemukan
Dalam document control, dikenal yang namanya record atau rekaman pencatatan sebagai dokumentasi kegaitan perusahaan. Karena sifatnya repetitif, dilakukan berulang-ulang, record menjadi sangat banyak dan menumpuk. Tanpa sistem yang benar, bukti hasil kerja dalam bentuk record ini akan riskan tercecer dan sulit ditemukan ketika dibutuhkan.
Adanya Pengguna Akses Ilegal
Tidak semua orang berhak untuk mengakses dokumen tanpa pengawasan dari pihak yang ditunjuk. Karena dokumen perusahaan umumnya bersifat rahasia dan mengandung konten yang penting bagi keberlangsungan perusahaan, maka document management system atau document control berusaha mencegah adanya pengguna akses illegal dengan mengatur sistematika yang tepat terhadap sirkulasi dokumen termasuk siapa saja pihak yang bertanggung jawab atas itu.
Adanya Pemalsuan Dokumen atau Report
Bukan hanya pengguna akses illegal, dokumen perusahaann juga rentan dipalsukan karena berbagai kepentingan. Misalnya saja mengubah tanggal pada dokumen hingga penggunaan tandan tangan palsu merupakan beberapa masalah yang dapat terjadi di perusahaan. Untuk itu, menggunakan sistem document control dapat meminimalisir pemalsuan document atau report karena adanya pengawasan yang ketat terhadap masing-masingn dokumen.
Lemari Arsip yang Menjadi Terlalu Penuh
Seperti yang kami sebutkan di awal, dokumen di perusahaan bertambah setiap harinya. Apa yang akan terjadi jika dokumen-dokumen tersebut dibiarkan begitu saja? Ya benar, dokumen tersebut akan menumpuk dan memenuhi seluruh ruangan arsip. Bahkan jika dokumen tersebut dalam bentuk digital, hal ini sama membawa masalahnya karena dokumen digital tersebut bisa memenuhi kapasitas memori computer Anda.
Apa yang bisa dilakukan? Dalam document control diikenal proses manajemen dokumen secara efektif yang meliputi: penerbitan, pengesahan, pendistribusian, penyimpanan, dan penyusutan/pemusnahan. Kapan periode yang tepat dari masing-masing tahapan? Ketahui caranya di E-Training Document Control.
Itulah contoh 5 masalah yang berpotensi muncul jika perusahaan tidak menggunakan document management system yang benar. Sebab document control sebagai document management system bukan saja menawarkan efektivitas namun juga efisiensi dan keamanan bagi perusahaan.
Bagaimana cara menerapkannya? Apa saja yang harus dipersiapkan untuk menjadi ahli atau petugas document control? Pelajari semuanya secara mandiri di E-Training Document Control atau temui kami di virtual training Document Control & Record.
Untuk training seputar sistem manajemen mutu lainnya, silakan mampir ke Premysis Consulting. Mulai dari ISO Awareness, persiapan internal audit, SMK3, dan limbah B3, pelajari semuanya dengan mudah!